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关于规范部门发文格式和流程的通知

点击率: 来源: 发布时间:2018/07/14 10:37:30

各系、处、室、部:

为促进我校公文工作的规范化,根据国家《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)有关规定,结合我校实际,现对各部门发文格式提出如下要求,请认真执行。

一、发文格式各要素编排规则

(一)公文版头中的发文号

公文吉林福彩网红色分隔线以上的部分称为版头。发文号一般用3号仿宋体字,编排在单位标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。例如,通师高专校办〔2016〕1号。(各部门发文编号见附件1)

(二)公文主体

1.标题。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空

一行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

2。主送部门。一般用3号仿宋体字,编排于标题下空一

行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个部门名称后标全角冒号。

3.正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送部门名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数,第一层“一、”,用黑体字,标题后不加标点符号;第二层 “(一)”,用楷体字;第三层“1.”,用仿宋体字;第四层“(1)”,用仿宋体字。

一般每页排22行,每行排28个字,并撑满页面。特定情况可以作适当调整。

4.附件。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称不加书名号,后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另面编排。“附件”二字及附件顺序号用3号仿宋体字顶格编排在页面左上角第一行。附件标题居中编排在页面第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

5.发文单位和成文日期。发文单位署名为“南通师范高等专科学校+部门名称”,成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,月、日不编虚位(即1不编为01),如2016年3月2日。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名,右空四字编排。

6。抄送。一般用4号仿宋体字。“抄送”二字后加全角冒号和抄送对象,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送对象后标句号。

7.用印。印章端正,居中下压发文单位署名和成文日期,

使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

各部门发文格式请参照学校校长办公室发文模板(见附件2)。

各部门形成的计划、总结、方案等归档材料也请参照执行。

二、发文流程

(一)部门拟写发文稿。

(二)部门填写发文稿纸(见附件3),学校名称后括号内请填写部门名称。校级行政发文,请至校办统一编号;党委发文,请至党办统一编号;部门发文由部门安排专人按照发文编号规则,自行编写文号。

(三)分管领导审核签发,在发文稿纸“签发”栏签字。

(四)在一定范围内正式发布。

(五)部门做好发文材料归档工作。一份红头文件加盖印章,一份填写完整的发文稿纸,年度部门发文电子文件包于年底统一交学校综合档案室。


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